Tietosuojaseloste / Koillisen kumppanit- hanke / Kumppanuustalo Nuotta / Kuusamo

EU:n yleinen tietosuoja-asetus ((EU) 2016/679)

1. Kumppanuustalo Nuotan verkkosivujen tietosuojaseloste
2. Kumppanuustalo Nuotan tilavarausten tietosuojaseloste
3. Koillisen kumppanit- hankkeen Kumppanuustiimin jäsenrekisterin tietosuojaseloste
4. Koillisen kumppanit- hankkeen /Kumppanuustalo Nuotan vapaaehtoisten toteutuneiden tuntien ja matkakulukorvaushakemusten henkilörekisterin tietosuojaseloste
5. Kursseille ja tilaisuuksiin osallistuvien henkilörekisterin tietosuojaseloste

1. Kumppanuustalo Nuotan verkkosivujen tietosuojaseloste 20.3.2020

1. Rekisterinpitäjä
Koillismaan Omaishoitajat ja Läheiset ry
Koillisen kumppanit- hanke /
Kumppanuustalo Nuotta
Kitkantie 110, 93600 Kuusamo
p. 0400 315 247 ja 0400 315 249

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö
Kumppanuustalo Nuotta /Koillisen kumppanit- hanke
Hankevastaava tai muu nimetty henkilö
koillisenkumppanit(at)gmail.com
p. 0400 315 247 ja p. 0400 315 249

3. Rekisterin nimi
Kumppanuustalo Nuotan verkkosivut
4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteina ovat Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus 2016/679 koskien tietosuojaa sekä Koillismaan Omaishoitajat ja Läheiset ry:n / Koillisen kumppanit- hankkeen ja Kumppanuustalo Nuotan verkkosivujen käyttäjien välille syntyvät palveluiden käyttöehtosopimukset.
Suostumukseen pohjautuen verkkosivuilla käsitellään ja julkaistaan Kumppanuustalo Nuotan toimintaan liittyvien yhteisöjen ja niiden edustajien yhteystietoja, tapahtuma- ja toimintakalentereihin ilmoitettuja tietoja (palvelussa määritellyin ja rajatuin ehdoin) sekä uutisia ja tiedotteita. Rekisteriin tallentuvia tietoja voivat olla esimerkiksi yhteisön nimi, yhteisön edustajan nimi, puhelinnumero, sähköposti tai muu yhteystieto.
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteina ja tarkoituksena on myös verkkopalvelun ylläpitäjän ja verkkopalvelun loppukäyttäjää seuraavan palvelun välinen sopimus (Google Analytics). Yksittäisen loppukäyttäjän tietoja ei käsitellä tunnistettavasti. Lisäksi verkkopalveluun sijoitettujen yhteisöpalveluiden ja upotettujen palveluiden (Facebook, Twitter, Youtube) sisällöt keräävät loppukäyttäjistä henkilötietoja omien käyttöehtojensa mukaisesti, eikä Kumppanuustalo Nuotan–verkkopalvelun ylläpito käsittele kyseisiä tietoja. Yhteisöpalveluiden ja upotettujen palveluiden tietosuojakäytäntöihin voi tutustua kussakin palvelussa erikseen.
5. Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisterinpitäjä käsittelee Kumppanuustalo Nuotan verkkosivujen henkilörekisterin yhteydessä seuraavia henkilötietoja:
• Yhteisön nimi
• Yhteisön yhteyshenkilön nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja postiosoite
• Rekisteröidyn suostumuksella kerätään tilavaraukseen liittyviä tietoja. Kyseisiä tietoja ovat tilaisuuden ajankohta, varauksen kesto, tapahtuman kuvaus, varattava tila ja mahdolliset lisätiedot
6. Tietolähteet
Rekisterinpitäjä saa tietoja ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään. Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös samaan liittoyhteisöön kuuluvilta tahoilta, julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavan lainsäädännön rajoissa.
7. Tietojen luovutukset ja siirrot
Käsittelemme tietoja itse hyödyntämättä henkilötietojen käsittelyssä alihankkijoita. Emme luovuta rekisterin tietoja ulkopuolisille tahoille. Emme luovuta henkilötietoja EU/ETA alueen ulkopuolelle.
8. Tietojen suojaus ja säilytysajat
Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain nimetyt henkilöt. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain ennalta nimetyt henkilöt. Manuaalisen aineiston säilytys tapahtuu lukollisissa tiloissa.
Kerättyjä henkilötietoja säilytetään 2 vuoden ajan ottaen huomioon lainsäädännön ja viranomaisten vaatimukset mm. kirjapitolainsäädäntö, rekisteröityjen tietoja koskeva erityislainsäädäntö ja arkistointia koskevat vaatimukset. Tietoja säilytetään historiallista ja tieteellistä tutkimusta varten.
Rekisterinpitäjä arvioi säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi rekisterinpitäjä huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Rekisterinpitäjä oikaisee tai hävittää tällaiset tiedot viipymättä.
9. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumuksensa tai muuttaa sitä.
Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojen käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle. Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyllä on oikeus myös vastustaa itseensä kohdistuvia käsittelytoimia. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä se erityinen tilanne, jonka perusteella vastustaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.
10. Yhteydenotot
Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.
11. Tietosuojaselosteen muutokset
Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa.

 

2. Kumppanuustalo Nuotan tilavarausrekisterin tietosuojaseloste 20.3.2020
1. Rekisterinpitäjä
Koillismaan Omaishoitajat ja Läheiset ry
Koillisen kumppanit- hanke /
Kumppanuustalo Nuotta
Kitkantie 110, 93600 Kuusamo
p. 0400 315 247 ja p. 0400 315 249

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö
Kumppanuustalo Nuotta /Koillisen kumppanit- hanke
Hankevastaava tai muu nimetty henkilö
koillisenkumppanit(at)gmail.com
p. 0400 315 247 ja p. 0400 315 249
3. Rekisterin nimi
Kumppanuustalo Nuotan tilavarausrekisteri.
4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteina ovat Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus 2016/679 koskien tietosuojaa sekä Koillismaan Omaishoitajat ja Läheiset ry:n / Koillisen kumppanit- hankkeen/ Kumppanuustalo Nuotan ja tilavaraajan välille syntyvä sopimus tilan käytöstä.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on tarjota eri yhteisöille mahdollisuus varata kokous- ja toimintatiloja Kumppanuustalo Nuotasta. Rekisteritietoja käytetään tilojen varaamiseen sekä tarvittaessa kokouskahvitusten järjestämiseen tiloja varaaville yhteisöille.
5. Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisterinpitäjä käsittelee Kumppanuustalo Nuotan tilavarausrekisterin yhteydessä seuraavia henkilötietoja:
• Yhteisön nimi
• Yhteisön yhteyshenkilön nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
• Rekisteröidyn suostumuksella kerätään tilavaraukseen liittyviä tietoja. Kyseisiä tietoja ovat tilaisuuden ajankohta, varauksen kesto, tapahtuman kuvaus, varattava tila ja mahdolliset lisätiedot
• Mikäli yhteisö tilaa tilaisuuteen kokoustarjoilut kerätään rekisteröidyn suostumuksella tilaisuuteen osallistuvien määrä, mahdolliset erityisruokavaliot sekä laskutustiedot (=yhteisön nimi ja sähköpostiosoite).
6. Tietolähteet
Rekisterinpitäjä saa tietoja ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään. Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös samaan liittoyhteisöön kuuluvilta tahoilta, julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavan lainsäädännön rajoissa.
7. Tietojen luovutukset ja siirrot
Käsittelemme tietoja itse. Kahvitarjoiluihin liittyen luovutamme alihankkijalle vain välttämättömät tiedot, joita ovat tilausmäärä ja yksilöimättömät erityisruokavaliot. Emme luovuta alihankkijalle yhteisön nimeä tai muita yhteisöä koskevia yhteystietoja. Emme luovuta rekisterin tietoja ulkopuolisille tahoille. Emme luovuta henkilötietoja EU/ETA alueen ulkopuolelle.
8. Tietojen suojaus ja säilytysajat
Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain nimetyt henkilöt. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain ennalta nimetyt henkilöt. Manuaalisen aineiston säilytys tapahtuu lukollisissa tiloissa. Yhteisön tehtyä sähköisen tilavarauksen ja hyväksyttyä käyttöehdot, tilavaraus siirtyy automaattisesti Kumppanuustalo Nuotan verkkosivujen tapahtumakalenteriin hyväksytyillä tiedoilla. Hyväksynnän yhteydessä yhteisö hyväksyy myös tilavarauksen käyttöehdot sekä Kumppanuustalo Nuotan tilavarausrekisterin tietosuojaselosteen.
Tilavarausten varten kerättyjä tietoja säilytetään 2 vuoden ajan ottaen huomioon lainsäädännön ja viranomaisten vaatimukset mm. kirjapitolainsäädäntö, rekisteröityjen tietoja koskeva erityislainsäädäntö ja arkistointia koskevat vaatimukset.
Rekisterinpitäjä arvioi säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi rekisterinpitäjä huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Rekisterinpitäjä oikaisee tai hävittää tällaiset tiedot viipymättä.
9. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumuksensa tai muuttaa sitä.
Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle. Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyllä on oikeus myös vastustaa itseensä kohdistuvia käsittelytoimia. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä se erityinen tilanne, jonka perusteella vastustaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.
10. Yhteydenotot
Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.
11. Tietosuojaselosteen muutokset
Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa.

 

3. Koillisen Kumppanit- hankkeen Kumppanuustiimin jäsenrekisterin tietosuojaseloste 20.3.2020
1. Rekisterinpitäjä
Koillismaan Omaishoitajat ja Läheiset ry
Koillisen kumppanit- hanke /
Kumppanuustalo Nuotta
Kitkantie 110, 93600 Kuusamo
p. 0400 315 247 ja 0400 315 249

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö
Kumppanuustalo Nuotta /Koillisen kumppanit- hanke
Hankevastaava tai muu nimetty henkilö
koillisenkumppanit(at)gmail.com
0400 315 247 ja 0400 315 249

3. Rekisterin nimi
Koillisen Kumppanit- hankkeen Kumppanuustiimin jäsenrekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn perusteena on yhdistyksen yhdistyslain mukainen velvoite pitää yllä
jäsenluetteloa, oikeutettu etu huolehtia jäsenpalvelusta ja jäsenviestinnästä, vapaaehtoisiksi
ilmoittautuneiden palveluista ja viestinnästä.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena ovat:
• Jäsenpalvelut
• Jäsenviestintä
• Hankkeen toiminnoista tiedottaminen sekä yhdistystoimintaan liittyvä viestintä ja tiedottaminen
• Sähköinen ja suoramarkkinointi (vain suostumuksen antaneille)
5. Käsiteltävät henkilötiedot
Koillisen kumppanit- hankkeen ylläpitämään jäsenrekisteriin tallennetaan Kumppanuustiimin
jäsentiedot seuraavasti:
• yhdistyksen jäsenyyden alkamispäivä (Yhteistyösopimuksen allekirjoittamisen päivämäärä)
• nimi ja postiosoite
• sähköpostiosoite
• puhelinnumero
• jäsenyystiedot
• mahdolliset suoramarkkinointikiellot ja/tai -suostumukset
6. Tietolähteet
Saamme tietoja ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään. Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös samaan liittoyhteisöön kuuluvilta tahoilta, julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavan lainsäädännön rajoissa. Kyseessä on Koillisen Kumppanit- hankkeen Kumppanuustiimin jäsenrekisteri.
7. Tietojen luovutukset ja siirrot
Koillismaan Omaishoitajat ja Läheiset ry / Koillisen Kumppanit- hanke on jäsenrekisterin ylläpitäjä ja jäsentiedot tallennetaan Koillisen Kumppanit hankkeen Kumppanuustiimin jäsenrekisteriin. Tietoja käytetään Koillisen Kumppanit- hankkeen toimesta edellä kuvattuihin tarkoituksiin.
Emme luovuta rekisterin tietoja ulkopuolisille tahoille.
Emme luovuta henkilötietoja EU/ETA alueen ulkopuolelle
8. Tietojen suojaus ja säilytysajat
Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain nimetyt henkilöt. Kullakin
käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.
Säilytämme henkilötietoja vähintään jäsenyyden keston ajan ottaen huomioon lainsäädännön ja
viranomaisten vaatimukset mm. kirjapitolainsäädäntö, rekisteröityjen tietoja koskeva
erityislainsäädäntö ja arkistointia koskevat vaatimukset. Rekisterinpitäjä arvioi säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi rekisterinpitäjä huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Rekisterinpitäjä oikaisee tai hävittää
tällaiset tiedot viipymättä.
9. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia
virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumuksensa tai muuttaa sitä. Kumppanuustiimin jäsenellä on milloin tahansa oikeus erota jäsenyydestä ja pyytää tietojensa poistamista.
Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojen käsittelyn
rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle. Erityisistä
henkilökohtaisista syistä rekisteröidyllä on oikeus myös vastustaa itseensä kohdistuvia käsittelytoimia. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä se erityinen tilanne, jonka perusteella vastustaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.
Jos Koillisen Kumppanit- hanke/Kumppanuustalo Nuotta käsittelee henkilötietoja suoramarkkinointia varten, rekisteröidyllä on myös oikeus, milloin tahansa ja maksutta vastustaa käsittelyä niiltä osin kuin se liittyy suoramarkkinointiin.
10. Yhteydenotot
Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.
11. Tietosuojaselosteen muutokset
Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli
muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen.

 

4. Koillisen Kumppanit- hankkeen/Kumppanuustalo Nuotan vapaaehtoisten toteutuneiden tuntien ja matkakulukorvaushakemusten henkilörekisterin tietosuojaseloste 20.3.2020
1. Rekisterinpitäjä
Koillismaan Omaishoitajat ja Läheiset ry
Koillisen kumppanit- hanke /
Kumppanuustalo Nuotta
Kitkantie 110, 93600 Kuusamo
p. 0400 315 247 ja 0400 315 249

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö
Kumppanuustalo Nuotta /Koillisen kumppanit- hanke
Hankevastaava tai muu nimetty henkilö
koillisenkumppanit(at)gmail.com
0400 315 247 ja 0400 315 249
3. Rekisterin nimi
Koillisen Kumppanit- hankkeen/ Kumppanuustalo Nuotan vapaaehtoisten toteutuneiden tuntien ja matkakulukorvaushakemusten henkilörekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteina ovat Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus 2016/679 koskien tietosuojaa sekä Koillisen kumppanit- hankkeen / Kumppanuustalo Nuotan ja vapaaehtoisten väliset sopimukset.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena ovat vapaaehtoistyöntuntien määrien kartoittaminen ja matkakulujen korvaaminen vapaaehtoisille. Vapaaehtoistyöntuntien määrät raportoidaan rahoittajalle ja yksilöimättömiä tietoja käytetään Koillisen kumppanit- hankkeen ja Kumppanuustalo Nuotan toiminnasta tiedotettaessa.
5. Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisterinpitäjä käsittelee Kumppanuustalo Nuotan vapaaehtoisten tekemien vapaaehtoistyötuntien ja matkakulukorvaushakemusten henkilörekisterin yhteydessä seuraavia tietoja:
• vapaaehtoistyöntekijän nimi
• osoite
• postinumero- ja toimipaikka
• tilinumero
• Vapaaehtoistyötehtäviin liittyen kerätään seuraavat tiedot: vapaaehtoistyön toteutuspäivämäärä, tapahtuma/asia, vapaaehtoistyöhön käytetty aika, kilometrien kokonaismäärät, matkan yksikkökustannus, puheluiden ja tekstiviestien määrät ja vapaaehtoistyöstä koituneiden kulujen kokonaismäärä sekä yhteenveto vapaaehtoistyötunneista katsausjaksoittain.
6. Tietolähteet
Saamme tietoja rekisteröidyltä itseltään vapaaehtoiseksi liittymisen yhteydessä sekä ”vapaaehtoistyön raportti ja matkalasku” ja ”yhteenveto vapaaehtoistyöntunneista kuukausittain” -lomakkeista.
7. Tietojen luovutukset ja siirrot
Käsittelemme tietoja itse hyödyntämättä alihankkijoita. Tietoja käsittelee Kumppanuutalo Nuotan henkilökunta vapaaehtoistyötuntien raportoinnin ja matkakulukorvausten maksamisen yhteydessä. Lisäksi rahoittajalle luovutetaan yksilöimättömät tiedot toteutuneista vapaaehtoistyötuntien määristä ja tietoja hyödynnetään Koillisen kumppanit-hankkeen ja Kumppanuustalo Nuotan toiminnasta tiedotettaessa. Myös Verohallinnolle ilmoitetaan vuoden vaihteessa maksetut kilometrikorvaukset. Nimiä tai yhteystietoja ei luovuteta eteenpäin ulkopuolisille tahoille ilman vapaaehtoisten suostumusta. Emme luovuta henkilötietoja EU/ETA alueen ulkopuolelle.
8. Tietojen suojaus ja säilytysajat
Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain nimetyt henkilöt. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Paperiset vapaaehtoistyön raportti ja matkalasku- sekä yhteenveto vapaaehtoistyötunneista kuukausittain – lomakkeet tallennetaan lukittuihin kaappeihin, joihin on pääsy vain henkilökunnalla. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.
Säilytämme henkilötietoja vähintään vapaaehtoisena toimimisen ajan ottaen huomioon lainsäädännön ja viranomaisten vaatimukset mm. kirjapitolainsäädäntö, rekisteröityjen tietoja koskeva erityislainsäädäntö ja arkistointia koskevat vaatimukset. Säilytämme tietoja tieteellistä ja historiallista tutkimusta varten.
Rekisterinpitäjä arvioi säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi rekisterinpitäjä huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Rekisterinpitäjä oikaisee tai hävittää tällaiset tiedot viipymättä.
9. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumuksensa tai muuttaa sitä.
Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojen käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle. Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyllä on oikeus myös vastustaa itseensä kohdistuvia käsittelytoimia. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä se erityinen tilanne, jonka perusteella vastustaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.
10. Yhteydenotot
Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.
11. Tietosuojaselosteen muutokset
Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen.

 

5. Kursseille ja tilaisuuksiin osallistuvien henkilörekisterin tietosuojaseloste 20.3.2020
1. Rekisterinpitäjä
Koillismaan Omaishoitajat ja Läheiset ry
Koillisen kumppanit- hanke /
Kumppanuustalo Nuotta
Kitkantie 110, 93600 Kuusamo
p. 0400 315 247 ja 0400 315 249

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö
Kumppanuustalo Nuotta /Koillisen kumppanit- hanke
Hankevastaava tai muu nimetty henkilö
koillisenkumppanit(at)gmail.com
0400 315 247 ja 0400 315 249
3. Rekisterin nimi
Kursseille ja tilaisuuksiin osallistuvien henkilörekisterin tietosuojaseloste
4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteina ovat Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus 2016/679 koskien tietosuojaa sekä yhdistyslain mukaiset velvoitteet.
Tietoja kerätään kurssien ja tapahtumien järjestämiseen sekä rahoittajille (STEA ja Kuusamon kaupunki tai muut yhteistyökumppanit) raportointia varten. Rahoittajille toimitetaan maksatushakemuksien yhteydessä toiminnan todentamiseksi tilaisuuksiin ja matalan kynnyksen toimintaan osallistuneiden lukumäärä, ikähaarukka ja sukupuoli. Lisäksi kysytään sähköpostiosoite mahdollista palautteenkeruuta varten. Osallistujalistat kerätään tilaisuuksista kirjallisesti. Yksilöimättömiä tietoja (ikä, sukupuoli, kävijämäärät) hyödynnetään myös Koillisen kumppanit- hankkeen ja Kumppanuustalo Nuotan julkisessa raportoinnissa.
5. Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisterinpitäjä käsittelee Koillisen kumppanit- hankkeen kursseille ja tilaisuuksiin osallistuvien henkilörekisterin yhteydessä seuraavia henkilötietoja:
• Rekisteröidyn nimi
• Sähköposti
• Ikähaarukka
• Sukupuoli
• yhdistys
• ruoka-allergiat, jos on kahvitarjoilua
6. Tietolähteet
Rekisterinpitäjä saa tietoja ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään.
7. Tietojen luovutukset ja siirrot
Käsittelemme tietoja pääsääntöisesti itse. Kokouksien ja tapahtumien tarjoiluihin liittyen luovutamme alihankkijalle yksilöimättömät tiedot erityisruokavalioista. Emme luovuta alihankkijalle tilaisuuteen osallistuvan nimeä tai muita henkilöä koskevia yhteystietoja. Rahoittajalle toimitetaan maksatushakemuksien yhteydessä toiminnan todentamiseksi tilaisuuksien osallistuvien henkilöiden lukumäärä, allekirjoitus, ikähaarukka ja sukupuoli. Lisäksi kysytään sähköpostiosoite mahdollista palautteenkeruuta varten. Osallistujalistat kerätään tilaisuuksista kirjallisesti.
8. Tietojen suojaus ja säilytysajat
Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain nimetyt henkilöt. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain ennalta nimetyt henkilöt. Manuaalisen aineiston säilytys tapahtuu lukollisissa tiloissa.
Kerättyjä tietoja säilytetään rahoittajan määrittelemän kirjanpidon säilytysajan mukaisesti ottaen huomioon lainsäädännön ja viranomaisten vaatimukset mm. kirjapitolainsäädäntö, rekisteröityjen tietoja koskeva erityislainsäädäntö ja arkistointia koskevat vaatimukset.
Rekisterinpitäjä arvioi säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi rekisterinpitäjä huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Rekisterinpitäjä oikaisee tai hävittää tällaiset tiedot viipymättä.
9. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumuksesi tai muuttaa sitä.
Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojen käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle. Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyllä on oikeus myös vastustaa itseensä kohdistuvia käsittelytoimia. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä se erityinen tilanne, jonka perusteella vastustaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein
10. Yhteydenotot
Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.
11. Tietosuojaselosteen muutokset
Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen.



Muokattu viimeksi: 17.08.2020